Hiện nay có khá nhiều hóa đơn bất hợp pháp được phát hành và lưu hành trên thị trường. Nguyên nhân có thể xuất phát từ cả yếu tố chủ quan lẫn khách quan, gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp trong quá trình kê khai và quyết toán thuế.
Để giúp doanh nghiệp hạn chế những rủi ro không đáng có, Công ty TNHH Dịch vụ Kế toán Phía Nam xin chia sẻ một số dấu hiệu nhận biết hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định hiện hành của pháp luật về thuế.
Cách nhận biết hóa đơn chứng từ hợp pháp
Theo quy định của pháp luật về thuế, hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Là hóa đơn thật, còn giá trị sử dụng và đã được thông báo phát hành theo quy định.
- Là hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hóa đơn được mua từ cơ quan thuế.
- Được in theo đúng mẫu quy định và được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng.
- Là hóa đơn do doanh nghiệp tự in hoặc đặt in theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn.
- Là biên lai thu phí, lệ phí được phát hành theo đúng quy định của Pháp lệnh Phí và Lệ phí cùng các văn bản hướng dẫn thi hành.
Một số trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp lệ
Trong quá trình kiểm tra chứng từ, kế toán cần đặc biệt lưu ý những trường hợp sau:
- Mua hàng hóa hoặc dịch vụ của doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh phù hợp. Trước ngày 01/07/2015 có thể kiểm tra trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; sau thời điểm này có thể tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ doanh nghiệp đang tạm ngừng hoạt động, đã ngừng kinh doanh hoặc bỏ trốn. Trường hợp này có thể kiểm tra thông tin trên website của Tổng cục Thuế.
- Hóa đơn bị phai mực, sử dụng mực đỏ hoặc viết bằng bút chì.
-
Thông tin trên hóa đơn không chính xác như:
- Sai mã số thuế.
- Sai tên doanh nghiệp.
- Sai địa chỉ.
- Sai số tiền hoặc nội dung hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn không có đầy đủ chữ ký của các bên theo quy định.
- Hóa đơn không được đóng dấu trong các trường hợp bắt buộc phải đóng dấu.
Lưu ý dành cho kế toán doanh nghiệp
Trước khi hạch toán và kê khai thuế, kế toán cần kiểm tra kỹ tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của hóa đơn. Đồng thời nên thường xuyên tra cứu tình trạng hoạt động của nhà cung cấp trên hệ thống của cơ quan thuế để hạn chế rủi ro liên quan đến hóa đơn bất hợp pháp.
Việc kiểm tra hóa đơn ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính và những tranh chấp phát sinh trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.